2 kap. Utlandsmyndigheternas organisation och personal
Ur Förordning (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen
Sammanfattning
Varje utlandsmyndighet leds av en chef som är ett sändebud (ambassadör), en chargé d'affaires, en delegationschef med ställning som sändebud (ambassadör), en generalkonsul eller en konsul (2 §).
Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av regeringen och Regeringskansliet och personal som är lokalt anställd eller inhyrd av utlandsmyndigheterna, och Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en organisation placerar personal vid en utlandsmyndighet (5 §).
Varje utlandsmyndighet beslutar om sin arbetsordning inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet beslutar (12 §).
Chefen för utlandsmyndigheten beslutar i frågor som ska avgöras av myndigheten och får, om inte något annat är föreskrivet, överlåta åt andra tjänstemän vid myndigheten att avgöra ärenden som inte är av det slaget att de behöver prövas av chefen (13 §).
Denna sammanfattning är förenklad. Läs originaltexten nedan för fullständig information.
Vanliga frågor
Vilka typer av personal arbetar vid en utlandsmyndighet?
Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av regeringen och Regeringskansliet och personal som är lokalt anställd eller inhyrd av utlandsmyndigheterna. Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en organisation placerar personal vid en utlandsmyndighet (5 §).
Vem fattar beslut i ärenden som rör utlandsmyndigheten?
I frågor som ska avgöras av en utlandsmyndighet beslutar chefen för utlandsmyndigheten. Om inte något annat är föreskrivet får chefen överlåta åt andra tjänstemän vid myndigheten att avgöra ärenden som inte är av det slaget att de behöver prövas av chefen (13 §).
Finns det möjlighet för en utlandsmyndighet att hålla stängt?
Utlandsmyndigheter med färre än tre utsända tjänstemän får efter beslut av Regeringskansliet stängas under en begränsad tid för semester eller tjänsteresa eller av någon annan sådan orsak. Delegationer vid internationella organisationer får efter beslut av Regeringskansliet stängas under tid när organisationens verksamhet ligger nere. När en utlandsmyndighet är stängd ska allmänheten hänvisas till en annan utlandsmyndighet eller till Utrikesdepartementet (15 §).
Lagtext
1 §
En beskickning kan efter beslut av Regeringskansliet ha ett eller flera sektionskanslier på annan plats för särskilda uppgifter.
2 §
Varje utlandsmyndighet leds av en chef. Chef för en beskickning är ett sändebud (ambassadör) eller en chargé d'affaires. Chef för en delegation är en delegationschef med ställning som sändebud (ambassadör). Chef för ett generalkonsulat är en generalkonsul. Chef för ett konsulat är en konsul.
3 §
En beskickningschef eller annan utsänd beskickningsmedlem får av Regeringskansliet utses till ombud vid en internationell organisation.
4 §
En framställning om godkännande (agremang) för ett sändebud eller om tillåtelse för en konsul att utöva sina uppgifter (exekvatur) görs av den berörda beskickningen på uppdrag av Regeringskansliet. Chefen för en delegation anmäls i den ordning som tillämpas vid den internationella organisationen.
5 §
Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av regeringen och Regeringskansliet och personal som är lokalt anställd eller inhyrd av utlandsmyndigheterna. Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en organisation placerar personal vid en utlandsmyndighet.
6 §
Chefen för en beskickning företräder Sverige i verksamhetslandet och upprätthåller Sveriges förbindelser med dess regering. Chefen ska göra sig förtrogen med Sveriges och verksamhetslandets inbördes förhållanden. Chefen för en delegation företräder Sverige i den internationella organisationen och upprätthåller Sveriges förbindelser med den. Chefen för ett konsulat upprätthåller Sveriges förbindelser med konsulatsdistriktets lokala myndigheter.
7 §
Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens verksamhet.
8 §
Chefen för en utlandsmyndighet ska efter samråd med Regeringskansliet och med beaktande av tilldelade resurser fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, följa upp verksamheten och analysera resultatet.
9 §
Chefen för en utlandsmyndighet ska 1. se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt och att den utvecklas och anpassas till de krav som ställs på den, 2. säkerställa att de anställda är väl förtrogna med målen för myndighetens verksamhet, 3. regelbundet informera personalen om förhållanden som rör myndighetens verksamhet och organisation, och 4. främja goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla medarbetarnas kunskaper, färdigheter och erfarenheter.
10 §
Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens inre och yttre säkerhet inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar och det säkerhetsskydd som Regeringskansliet beslutar om.
11 §
Chefen för en utlandsmyndighet ska till Regeringskansliet anmäla förhållanden som säkerhetsmässigt eller av andra skäl kan vara av betydelse för en utsänd eller lokalt anställd tjänstemans tjänstbarhet vid utlandsmyndigheten.
12 §
Varje utlandsmyndighet beslutar om sin arbetsordning inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet beslutar.
13 §
I frågor som ska avgöras av en utlandsmyndighet beslutar chefen för utlandsmyndigheten. Om inte något annat är föreskrivet får chefen överlåta åt andra tjänstemän vid myndigheten att avgöra ärenden som inte är av det slaget att de behöver prövas av chefen.
14 §
För varje beslut av en utlandsmyndighet ska det finnas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll och vem som har fattat beslutet. Beslut som inte dokumenteras i någon annan form ska tas in i en särskild protokollsbok eller motsvarande.
15 §
Utlandsmyndigheten ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda. Utlandsmyndighetens öppettider får anpassas till lokala förhållanden när det gäller veckans arbetsdagar och helgdagar. Utlandsmyndigheter med färre än tre utsända tjänstemän får efter beslut av Regeringskansliet stängas under en begränsad tid för semester eller tjänsteresa eller av någon annan sådan orsak. Delegationer vid internationella organisationer får efter beslut av Regeringskansliet stängas under tid när organisationens verksamhet ligger nere. När en utlandsmyndighet är stängd ska allmänheten hänvisas till en annan utlandsmyndighet eller till Utrikesdepartementet. I 7 § andra stycket förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser om att myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar. Förordning (2018:865).
Förordning (2018:865)
16 §
Vid en utlandsmyndighet ska det finnas ett arkiv. Bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen (1991:446). Regeringskansliet meddelar ytterligare föreskrifter om utlandsmyndigheternas arkiv.