3 kap. Bokföring och arkivering
Ur Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning
Sammanfattning
Bokföringsskyldigheten innefattar att löpande bokföra alla ekonomiska händelser, se till att det finns verifikationer, systemdokumentation och behandlingshistorik, vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med en årsredovisning samt bevara all räkenskapsinformation (1 §). Bokföringen ska vara ordnad på ett sådant sätt att det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, det finns förutsättningar för kontroll av kommunens eller regionens ekonomi och verksamhet samt att statistik kan lämnas enligt lag eller annan författning (2 §). Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra ekonomiska händelser så snart det kan ske, men de får bokföras senare om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed (4 §). De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga samt minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret (13 §).
Denna sammanfattning är förenklad. Läs originaltexten nedan för fullständig information.
Vanliga frågor
När måste kommunen eller regionen bokföra sina inbetalningar och utbetalningar?
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. Ekonomiska händelser får bokföras senare än vad som anges i första stycket, om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed (4 §).
Vilka uppgifter måste finnas med på en verifikation för en ekonomisk händelse?
Verifikationen ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall ska verifikationen även innehålla upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. I verifikationen ska ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken ingå samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas (9 §).
Hur länge ska räkenskapsinformationen bevaras?
De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret. Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga under hela bevarandetiden (13 §).
Lagtext
1 §
Bokföringsskyldigheten innefattar att 1. löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 3 §, 2. se till att det finns verifikationer enligt 8 § för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 11 §, 3. vid räkenskapsårets utgång avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning, och 4. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 12 § första stycket 1 eller 2.
2 §
Bokföringen ska vara ordnad på ett sådant sätt att 1. det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, 2. det finns förutsättningar för kontroll av kommunens eller regionens ekonomi och verksamhet, och 3. statistik kan lämnas enligt lag eller annan författning. Lag (2019:986) .
Lag (2019:986)
3 §
Ekonomiska händelser ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ekonomiska ställning och resultat.
4 §
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbets-dag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. Ekonomiska händelser får bokföras senare än vad som anges i första stycket, om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed.
5 §
I samband med att den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras. I fråga om bokföring enligt första stycket ska 4 kap. 4 § om andra grundläggande redovisningsprinciper tillämpas.
6 §
Vid bokföringen ska konton över tillgångar, avsättningar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande överblick och kontroll.
7 §
Om en bokförd post rättas, ska det anges när rättelsen har gjorts och vem som har gjort den. Om rättelsen görs genom en särskild rättelsepost, ska det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.
8 §
För varje ekonomisk händelse ska det finnas en verifikation. Har en kommun eller en region tagit emot en uppgift om den ekonomiska händelsen i en form som anges i 12 § första stycket, ska denna uppgift användas som verifikation, i förekommande fall kompletterad med uppgifter enligt 9 § första stycket. Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen i stället grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation. Flera likartade ekonomiska händelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation. Lag (2019:986) .
Lag (2019:986)
9 §
Verifikationen ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall ska verifikationen även innehålla upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. I verifikationen ska ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken ingå samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas.
10 §
Om en verifikation rättas, ska det anges när rättelsen har gjorts och vem som har gjort den.
11 §
Varje kommun och region ska upprätta 1. sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation), och 2. sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå behandlingen av de enskilda bokföringsposterna (behandlingshistorik). Lag (2019:986) .
Lag (2019:986)
12 §
Räkenskapsinformation ska bevaras i 1. vanlig läsbar form (pappershandling), eller 2. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift. Pappershandlingar med räkenskapsinformation som kommunen eller regionen har tagit emot från någon annan eller som kommunen eller regionen själv har upprättat ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till kommunen eller regionen respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av kommunen eller regionen. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som kommunen eller regionen har tagit emot från någon annan eller som kommunen eller regionen själv har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till kommunen eller regionen respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av kommunen eller regionen. Lag (2024:345) .
Lag (2024:345)
13 §
De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret (bevarandetid). De ska både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryggande och överskådligt sätt. Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga under hela bevarandetiden. Lag (2024:345) .
Lag (2024:345)
14 §
En kommun eller en region får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får dock endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Lag (2024:345) .
Lag (2024:345)
15 §
Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket i enskilda fall tillåta att pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före utgången av bevarandetiden. Även om ett tillstånd enligt första stycket har meddelats, får kommunen eller regionen inte förstöra pappershandlingar eller elektroniska handlingar som används för att bevara information som omfattas av lagen (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. förrän tidigast fem år efter utgången av räkenskapsåret. Handlingarna får dock förstöras om informationen bevaras på annat sätt. Lag (2024:345) .
Lag (2024:345)