2 kap. Studieregister
Ur Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor
Sammanfattning
Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter och föra ett studieregister där uppgifterna anges individuellt för varje student (1 §).
I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer, och om ett svenskt personnummer saknas anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer (5 §).
Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning och om en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen (6 a §).
Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras (7 §).
Denna sammanfattning är förenklad. Läs originaltexten nedan för fullständig information.
Vanliga frågor
Vilka uppgifter om en student ska dokumenteras i studieregistret?
Högskolan ska för varje student dokumentera uppgifter om behörighet, urvalsgrund, skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift samt betalning av anmälningsavgift och studieavgift. Högskolan ska även dokumentera uppgifter om antagning, deltagande i utbildning och prov, studieresultat, betyg, tillgodoräknande enligt 6 kap. 8 § högskoleförordningen (1993:100) och grunden för tillgodoräknandet enligt 6 kap. 7 § andra stycket samma förordning samt examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB och Universitets- och högskolerådet. (3 §)
Till vem får högskolan lämna ut uppgifter från studieregistret?
Högskolan får lämna ut uppgifter på medium för automatiserad behandling till en annan högskola, Centrala studiestödsnämnden, Universitets- och högskolerådet, SCB och en studentkår eller nation. Högskolan får även lämna ut uppgifter till en student om uppgifterna rör honom eller henne själv. Vidare får högskolan lämna ut uppgifter till bland annat Migrationsverket, Svenska institutet, Universitetskanslersämbetet och organisationer som förmedlar bostäder till studenter. (6 §)
Får uppgifter om betyg och examen tas bort ur registret?
Högskolan får inte gallra uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan. Högskolan får inte heller gallra uppgifter om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt. (7 §)
Lagtext
1 §
Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter. Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, ska högskolan samråda dels med Statskontoret i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2025:1192).
2 §
Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6 och 6 a §§, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning. Registret får användas även för forskning. Förordning (2010:595).
3 §
I studieregistret ska det för varje student dokumenteras uppgifter om 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. antagning, 6. deltagande i utbildning och prov, 7. studieresultat, 8. betyg, 9. tillgodoräknande enligt 6 kap. 8 § högskoleförordningen (1993:100) och grunden för tillgodoräknandet enligt 6 kap. 7 § andra stycket samma förordning, och 10. examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 4 kap. Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2024:1307).
4 §
Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133).
5 §
I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.
5 a §
Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361).
6 §
Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från en högskolas studieregister till 1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan överenskommen samverkan mellan högskolorna, 2. ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1, 3. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd, 4. Universitets- och högskolerådet eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet, 5. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, 6. en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller meddelande av annan behörighet för ett yrke, 7. en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt denna paragraf, 8. en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 § högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i studentkåren eller nationen, 9. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv, 10. Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem, Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande samt Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, om uppgifterna behövs för beviljande av medel för forskning, 11. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, 12. Universitetskanslersämbetet, om uppgifterna behövs för uppföljning eller för att granska hur effektivt verksamheten bedrivs vid universitet och högskolor, 13. Migrationsverket, om uppgifterna behövs i handläggningen av ärende om uppehållstillstånd, 14. Statens skolverk, om uppgifterna behövs för det nationella professionsprogrammet för rektorer, lärare och förskollärare enligt 2 kap. 34 § skollagen (2010:800) eller handläggning av ärende om statsbidrag enligt förordningen (2023:144) om statsbidrag för fortbildning av lärare och förskollärare, 15. forskningshuvudmän, enligt definitionen i 2 § lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor, om uppgifterna behövs för att kunna bedriva forskning, 16. organisationer som förmedlar bostäder till studenter, om uppgifterna behövs för att kontrollera en students studieaktivitet, 17. en kommun, region eller annan aktör, om uppgifterna behövs för överenskommen samverkan rörande verksamhetsförlagd utbildning eller annan samverkan inom utbildning, 18. en annan myndighet, om uppgifterna behövs i handläggningen av ärende om antagning till uppdragsutbildning eller för uppföljning av uppdragsutbildning, och 19. ett lärosäte i en stat utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Schweiz, under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1, om villkoren för överföring av personuppgifter till tredjeländer i kapitel V i EU:s dataskyddsförordning är uppfyllda. Förordning (2025:723).
6 a §
Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att 1. en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning, och 2. en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen. Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela Migrationsverket detta. De uppgifter som avses i första och andra styckena får lämnas ut på medium för automatiserad behandling. Förordning (2010:595).
7 §
För gallring av studieregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras. Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till 1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar, 2. kraven på resultatredovisning, och 3. kraven på rapportering för den officiella statistiken. Förordning (2001:1133).
8 §
En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för beslut om skyldighet att betala anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart studieregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2010:595).