7 kap. Arkivering av räkenskapsinformation m.m.
Ur Bokföringslag (1999:1078)
Sammanfattning
Räkenskapsinformation ska bevaras i det skick eller format materialet hade när det kom till företaget eller sammanställdes av företaget, antingen som pappershandling eller som elektronisk handling som kan tas fram genom en omedelbar utskrift (1 §).
Handlingarna ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades och ska förvaras i Sverige i ett ordnat skick samt på ett betryggande och överskådligt sätt (2 §).
Ett företag får förvara elektroniska handlingar i ett annat land inom Europeiska unionen om platsen anmäls till Skatteverket eller Finansinspektionen, företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst för kontrolländamål och informationen kan tas fram i Sverige genom omedelbar utskrift (3 a §).
Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling, om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner (6 §).
Denna sammanfattning är förenklad. Läs originaltexten nedan för fullständig information.
Vanliga frågor
Hur länge måste ett företag spara sin räkenskapsinformation?
Handlingarna ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ett ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt (2 §).
Får ett företag kasta papperskvitton om de har skannats in digitalt?
Ett företag får förstöra pappershandlingar som används för att bevara räkenskapsinformation om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner (6 §).
Är det tillåtet att förvara digital bokföring i ett annat EU-land?
Ett företag får förvara elektroniska handlingar i ett annat land inom Europeiska unionen om platsen för förvaring anmäls till Skatteverket eller Finansinspektionen. Företaget ska på begäran av Skatteverket eller Tullverket medge omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden. Företaget ska genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i en pappershandling (3 a §).
Lagtext
1 §
Räkenskapsinformation ska bevaras i 1. vanlig läsbar form (pappershandling), eller 2. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift. Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Lag (2024:342) .
2 §
De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bevarandetid). De ska förvaras i Sverige, i ett ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga i Sverige under hela bevarandetiden. Lag (2024:342) .
3 §
Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, får en pappershandling som innefattar en verifikation, trots 2 §, tillfälligt förvaras utomlands. Lag (2024:342) .
3 a §
Trots 2 § får ett företag förvara elektroniska handlingar och hålla utrustningen och systemen tillgängliga i ett annat land inom Europeiska unionen om 1. platsen för förvaring och varje ändring av denna plats anmäls till Skatteverket eller, när det gäller företag som står under Finansinspektionens tillsyn, till Finansinspektionen, 2. företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden, och 3. företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i en pappershandling. Första stycket gäller också förvaring i ett land utanför Europeiska unionen med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd med en räckvidd som är likartad med de som föreskrivs i - rådets direktiv 2010/24/EU av den 16 mars 2010 om ömsesidigt bistånd för indrivning av fordringar som avser skatter, avgifter och andra åtgärder, i den ursprungliga lydelsen, - rådets direktiv 2011/16/EU av den 15 februari 2011 om administrativt samarbete i fråga om beskattning och om upphävande av direktiv 77/799/EEG, i lydelsen enligt rådets direktiv 2014/107/EU, och - rådets förordning (EU) nr 904/2010 av den 7 oktober 2010 om administrativt samarbete och kampen mot mervärdesskattebedrägeri, i lydelsen enligt rådets förordning (EU) nr 517/2013. Lag (2024:342) .
4 §
Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket tillåta att ett företag förvarar elektroniska handlingar utomlands även om förutsättningarna enligt 3 a § inte är uppfyllda. I sådana fall får den utrustning och de system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med villkor och begränsas till viss tid. Tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. Lag (2024:342) .
5 §
Bestämmelserna i 2 § om förvaring i Sverige gäller inte pappershandlingar, elektroniska handlingar, utrustning och system som avser verksamhet som företaget bedriver genom ett avdelningskontor som är beläget utomlands och som har självständig förvaltning, om företaget är bokföringsskyldigt i det andra landet. Lag (2024:342) .
6 §
Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får dock endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Lag (2024:342) .
7 §
Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket i enskilda fall tillåta att pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före utgången av bevarandetiden. Tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. Även om ett tillstånd har meddelats, får pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara information som omfattas av lagen (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. inte förstöras förrän tidigast fem år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Handlingarna får dock förstöras om informationen bevaras på annat sätt. Lag (2024:342) .