5 kap. Interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning

Om en annan lag eller en förordning som genomför eller kompletterar en unionsrättsakt som ingår i del II av bilagan till Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 innehåller bestämmelser om tillhandahållande av interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning som avviker från bestämmelserna i detta kapitel, ska de bestämmelserna tillämpas. Bestämmelserna i detta kapitel och i 7-9 kap. ska dock komplettera de särskilda föreskrifterna om föreskrifterna saknar motsvarande bestämmelser.

En verksamhetsutövare som vid ingången av kalenderåret hade 50 eller fler arbetstagare är skyldig att ha interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning.

Verksamhetsutövare som driver privat verksamhet och som vid ingången av kalenderåret hade mellan 50 och 249 arbetstagare får dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning med varandra. De förfaranden som får delas är 1. mottagande av rapporter, och 2. utredning av de förhållanden som har rapporterats, vilket dock inte innefattar att ha kontakt med den rapporterande personen.

Kommuner får dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning med andra kommuner samt med kommunala bolag, stiftelser och föreningar som också omfattas av skyldigheten att ha kanaler och förfaranden.

En verksamhetsutövare enligt 2 § ska utse oberoende och självständiga personer eller enheter som ska vara behöriga att på verksamhetsutövarens vägnar 1. ta emot rapporter och ha kontakt med rapporterande personer, 2. följa upp det som rapporteras, och 3. lämna återkoppling om uppföljningen till rapporterande personer. De som utses får antingen vara anställda hos verksamhetsutövaren eller hos någon som har anlitats för att hantera rapporteringskanalerna och förfarandena för verksamhetsutövarens räkning.

Verksamhetsutövaren ska skriftligen dokumentera sina interna rapporteringskanaler och förfaranden.

Verksamhetsutövaren ska göra de interna rapporteringskanalerna tillgängliga så att följande personer som är verksamma hos verksamhetsutövaren kan rapportera om missförhållanden som förekommer i verksamhetsutövarens verksamhet: 1. arbetstagare, 2. volontärer, 3. praktikanter, 4. personer som annars utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning, 5. egenföretagare, 6. personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, om verksamhetsutövaren är ett företag, och 7. aktieägare som är verksamma i bolaget, om verksamhetsutövaren är ett aktiebolag.

Verksamhetsutövaren ska utforma sina interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning så att den rapporterande personen 1. kan rapportera både skriftligt och muntligt och, om så begärs, vid ett fysiskt möte inom en skälig tid, 2. får en bekräftelse på att rapporten är mottagen inom sju dagar från mottagandet, om inte den rapporterande personen har avsagt sig bekräftelse eller mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet, 3. får återkoppling i skälig utsträckning om åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa inom tre månader från bekräftelsen eller, om någon bekräftelse inte har lämnats och det inte har berott på den rapporterande personen, sju dagar från mottagandet, och 4. i förekommande fall, får information om att en uppgift som kan identifiera den rapporterande personen kommer att lämnas ut, om inte informationen gör att syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras.

Verksamhetsutövaren ska lämna tydlig och lättillgänglig information om 1. hur rapportering ska göras via de interna rapporteringskanalerna, 2. hur rapportering ska göras till behöriga myndigheter via de externa rapporteringskanalerna och, i tillämpliga fall, till EU:s institutioner, organ eller byråer, och 3. meddelarfrihet och anskaffarfrihet och, i verksamheter där det är aktuellt, om efterforskningsförbud och repressalieförbud.

Om det vid handläggningen av ett uppföljningsärende hos en myndighet bedöms finnas skäl för en annan myndighet eller en annan enhet inom myndigheten att vidta fortsatta åtgärder med anledning av det som har framkommit i ärendet, ska de uppgifter som är nödvändiga för att åtgärden ska kunna vidtas lämnas till den andra myndigheten eller enheten.