9 kap. Kommunikation, information och dokumentation

Anbudsansökningar och anbud ska lämnas skriftligen om inte något annat följer av tredje stycket. En upphandlande enhet får bestämma att anbudsansökningar och anbud ska lämnas med ett elektroniskt medel eller på något annat sätt. Enheten får tillåta att en anbudsansökan görs per telefon. Enheten ska i en annons ange hur anbudsansökningar får lämnas och i en annons eller ett förfrågningsunderlag ange hur anbud får lämnas. Lag (2010:572) .

Vid kommunikation med elektroniska medel skall dessa vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara som i allmänhet används.

Information om de specifikationer som är nödvändiga för elektronisk inlämning av anbudsansökningar och anbud, inbegripet kryptering, ska finnas tillgänglig för alla berörda parter. En upphandlande enhet får kräva att elektroniska anbud ska vara försedda med en sådan avancerad elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG, i den ursprungliga lydelsen. En upphandlande enhet ska ha sådan utrustning att den elektroniskt kan ta emot anbudsansökningar, anbud, ritningar och planer på ett säkert sätt. Utrustningen ska vara försedd med sådana säkerhetsanordningar att vissa uppgifter går att få fram, att bara behöriga personer ska få tillgång till uppgifterna och att det ska gå att spåra om någon obehörig har tagit del av uppgifterna. Regeringen meddelar närmare föreskrifter om säkerhetsanordningarna. Lag (2016:571) .

Vid användning av elektroniska medel enligt 1 § skall anbudssökande och anbudsgivare före utgången av tidsfristen för att lämna anbudsansökan eller anbud i annan form lämna in sådana handlingar som avses i 10 kap. 4 § och 11 kap. 11 och 12 §§ om de inte finns tillgängliga i elektronisk form.

En upphandlande enhet får begära att en anbudsansökan som görs per telefax skall bekräftas genom ett annat elektroniskt medel enligt 3 § andra stycket eller genom en egenhändigt undertecknad handling som är enheten tillhanda före utgången av den tidsfrist som enheten anger. Har en anbudsansökan gjorts per telefon, skall en bekräftelse skickas före utgången av ansökningstiden. Den upphandlande enheten skall i annonsen om upphandling eller i inbjudan enligt 8 kap. 14 § ange sådana villkor som avses i första och andra styckena.

Kommunikation, informationsutbyte och lagrade uppgifter som rör ett upphandlingsärende skall bevaras säkert.

Den upphandlande enheten får inte ta del av innehållet i anbudsansökningarna och anbuden förrän tidsfristen för att komma in med anbudsansökan respektive anbud har gått ut. Försändelser med anbud skall, samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två personer som utsetts av den upphandlande enheten skall delta. Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. På begäran av en anbudsgivare skall dessutom en av en handelskammare utsedd person närvara. Kostnaderna för detta skall betalas av den som framställt begäran.

En upphandlande enhet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet. Enheten får begära att en anbudsansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Enheten får också begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar handlingar som getts in och som avses i 10 och 11 kap.

En upphandlande enhet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten. I underrättelsen ska enheten ange den period under vilken avtal enligt 16 kap. 1 § inte får ingås (avtalsspärr). En skriftlig underrättelse ska snarast möjligt lämnas till anbudssökandena och anbudsgivarna även när en upphandlande enhet beslutar att avbryta en upphandling för vilken det har gått ut inbjudan att lämna anbud samt vid beslut att göra om upphandlingen. I underrättelsen ska skälen för beslutet anges. Lag (2011:1031) .

En upphandlande enhet skall till den anbudssökande eller anbudsgivare som begär det lämna upplysningar om skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. En upphandlande enhet skall på begäran av en anbudsgivare som har lämnat ett godtagbart anbud lämna upplysningar om utformningen av och de relativa fördelarna med det valda anbudet samt namnet på den anbudsgivare som tilldelats kontraktet eller parterna i ramavtalet. Upplysningar enligt första och andra styckena skall lämnas snarast möjligt och senast inom 15 dagar från det att en skriftlig begäran kom in.

En upphandlande enhet skall i förfrågningsunderlaget ange den tid som en anbudsgivare skall vara bunden av sitt anbud. Vid öppet förfarande skall det anges i annonsen om upphandling. En anbudsgivare är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren har fått underrättelse enligt 9 § första stycket eller upplysningar enligt 10 §.

En upphandlande enhet som har ett kvalificeringssystem enligt 11 kap. 2 § skall inom skälig tid pröva en ansökan från en leverantör om att få delta i systemet och underrätta sökanden om beslutet. Om beslutet inte kommer att fattas inom fyra månader från det att ansökan gjordes, skall den upphandlande enheten inom två månader underrätta sökanden om orsakerna till att handläggningen kommer att ta längre tid och ange när beslut kommer att fattas. Ansökningar om att få delta i kvalificeringssystemet får avslås endast med tillämpning av sådana kriterier som avses i 11 kap. 3 och 4 §§. En sökande vars ansökan avslagits skall underrättas om beslutet och om skälen för detta så snart som möjligt och senast inom 15 dagar från det att beslutet fattats.

Om en leverantör har kvalificerat sig, får en upphandlande enhet som har ett kvalificeringssystem utesluta leverantören endast med tillämpning av sådana kriterier som avses i 11 kap. 3 och 4 §§. En upphandlande enhet får inte utesluta en leverantör om inte leverantören dessförinnan underrättats om att det finns risk för uteslutning och om skälen för det. Underrättelsen skall ha skickats minst 15 dagar före den dag då beslut skall fattas.

En upphandlande enhet skall bevara sådan information om varje kontrakt som behövs för att vid ett senare tillfälle kunna motivera beslut om 1. kvalificering och val av leverantörer samt tilldelning av kontrakt, 2. tillämpning av förfaranden utan föregående annonsering om upphandling enligt 4 kap. 2 §, och 3. tillämpning av bestämmelserna om att viss upphandling skall undantas från lagens tillämpningsområde. När en upphandling har avslutats skall en upphandlande enhet som inte omfattas av arkivlagen (1990:782) på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar och liknande. Informationen och handlingarna skall bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.